Kā veikt inventarizāciju un ko iesākt ar tās rezultātiem?
Datums: 27.07.2020
Diez vai ir iespējams efektīvi vadīt restorānu, neņemot vērā produktu patēriņu, to izmaksas, kontroli pār pirkumiem un to norakstīšanu. Kamēr rīcībā ir visjaunākie noliktavas inventāra dati, iestāde var efektīvi pārvaldīt biznesa procesus un samazināt pārtikas izmaksas.
Inventarizācija, faktisko datu par preču pieejamību noliktavā salīdzinājums ar grāmatvedības datiem, ir neatņemama noliktavas uzskaites sastāvdaļa un galvenais veids, kā kontrolēt preču drošību. Jo biežāk restorāns veic inventarizāciju, jo precīzāki būs dati vadītājam, lēmumu pieņemšanai. Tomēr procedūra nebūs lietderīga, ja inventarizāciju iestādē veic “ķeksīša” pēc, nesagatavojot un neanalizējot tās rezultātus. Mēs sastādījām aptuveno inventarizācijas plānu restorānam, izmantojot StoreHouse programmu un atzīmējām, kam vajag pievērst uzmanību pirms un pēc pašas procedūras.
Gatavošanās inventarizācijai
- Pārbaudām vārdnīcas
Kļūdīties var visi, svarīgi ir laicīgi pamanīt un izlabot kļūdas. Šeit ir aprakstītas nepilnības, kuru dēļ tiek zaudēti produkti.
Divkāršas pozīcijas nomenklatūrā. Tehnoloģiskajās kartēs priekš norakstīšanas ir norādīta viena pozīcija, taču šī prece uz noliktavu tiek pieņemta ar citu nosaukumu.
Komplekti. Kļūdas tehnoloģiskajās kartēs, kad sastādot recepti tika izvēlēta nepareiza sastāvdaļa, vai tika sajaukts daudzums. Obligāti drukājiet tehnoloģiskās kartes un atdodiet tās uz virtuvi pārbaudei un parakstīšanai.
Iepakojuma uzskaite. Pēc iespējas iekļaujiet iepakojumu receptē, jo tas ietekmē izmaksas. Piemēram, var ieviest modifikatoru “līdzi” un veikt viņam aprēķinu, ņemot vērā iepakojumu. Priekš ērtības inventarizācijas veikšanai, izejmateriālus var skaitīt pēc svara. Nosveriet lielo iepakojumu, apskatieties, cik gabalu ir iepakojumā, sadaliet svaru ar daudzumu un jūs iegūsiet vienas vienības svaru.
Vienības. Obligāti pārbaudiet vārdnīcas, lai pārbaudītu vienības kļūdas. Piemēram, pavadzīmē var būt ierakstīti 5 iepakojumi ar 100 glāzēm katrā, taču noliktavas darbinieks programmā ievada vienkārši 5 gabalus.
- Pārbaudām dokumentus
Gatavojoties inventarizācijai, saskaņojiet termiņus ar grāmatvedību un virtuvi, izdrukājiet blankas ar nomenklatūru un pārbaudiet, vai visi dokumenti attiecībā uz virtuvi un bāru ir ierakstīti.
Salīdzinājums ar piegādātājiem. Procedūra ļauj pārbaudīt, vai visi piegādātāju nosūtītie dokumenti ir reģistrēti.
Piegādātāju analīze. Atskaite “Piegādātāju analīze” StoreHouse programmā palīdz ātri pārbaudīt piegādes ar straujiem iepirkuma cenu lēcieniem un ienākošajos rēķinos atrast kļūdas: nepareizu daudzums vai summu.
Inventarizācijas blanka. Obligāti izdrukājiet inventarizācijas blankas ar visu preču sarakstu. Bez saraksta darbinieki var nejauši izlaist vai falsificēt datus, tāpat arī var sajaukt preču nosaukumus. StoreHouse programmā jūs varat sastādīt un izdrukāt tukšas blankas ar visu nomenklatūru vai arī izvēlētām grupām.
Pārliecinieties, ka visas preces tika iekļautas inventarizācijā, iekļaujot vienreiz lietojamos traukus un jau sagatavotos pusfabrikātus( mērces, mīklu utt.) StoreHouse programmas iespējas ļauj salīdzināšanas sarakstiem pievienot pusfabrikātus un sakārtot tos sastāvdaļās, atbilstoši pašreizējām tehnoloģiskajām kartēm.
Inventarizācijas veikšana
Apsveriet datus. Pēc inventarizācijas iesakām analizēt rezultātus vienā dienā. Tad jūs paspēsiet pārskaitīt produktus, nosvērt sagatavotos pusfabrikātus utt. Darbu atlikšana uz vēlāku laiku var samazināt inventarizācijas efektivitāti.
Salīdziniet summas. Summai, kas atrodas salīdzinājumu sarakstā, jābūt vienādai ar summu bilancē un produkta pārskatā. Ja tie nesakrīt, tātad ne visas preces tika iekļautas inventarizācijā.
Paskatieties pozīcijas ar lielāko pārpalikumu un lielāko deficītu. Filtrējiet pārpalikumus un iztrūkumus salīdzināšanas sarakstā pēc kolonnas “Daudzums” no augstākās uz zemāko. Analizējiet pozīcijas ar visaugstākajām vērtībām, pārrēķiniet faktisko daudzumu un pārbaudiet dokumentu plūsmu.
Inventarizācijas analīze
“Skaisti cipari”. Ja inventāra pārpalikumu un iztrūkumu apjomi ir vienādi, jums jāuzmanās. Tāda situācija ir maz iespējama, visticamāk, ka inventarizācijas rezultāti tika izveidoti tādi, kādiem tiem būtu jābūt.
Neatbilstības pakāpe. Virtuvē strādā parasti cilvēki, tāpēc ir pieļaujamas dažas neatbilstības krājumu uzskaitē. Galvenais, lai šādas neatbilstības nepārsniegtu normu, kuru aprēķina no kopējā produkta apgrozījuma. Piemēram, ja gaļas deficīts ir 4kg, taču pa mēnesi izgājuši 20 kg, tas ir 20% no apgrozījuma. Taču, ja pa mēnesi ir izgājuši 100 kg, tad 4 kg sastāda tikai 4% – tāda neatbilstība ir pieļaujama. Ieteicamais deficīta normas procentuālais daudzums virtuvē ir 3-3,5%, bārā – līdz 5%. Tomēr katram vadītājam ir jānosaka šī norma, ņemot vērā iestādes īpatnības.
Kvalitatīvi veikta inventarizācija palīdz identificēt:
Lielus krājumu atlikumus. Labāk pasūtīt produktus biežāk, bet mazāk, tas samazinās bojāto produktu norakstīšanas skaitu.
Receptes neievērošanu. Virtuve ēdienos liek mazāku sastāvdaļas svaru, no kā arī veidojas ēdienu pārpalikumi.
Izlaistus dokumentus. Nenorakstīti, vai no virtuves uz bāru nepārnestie produkti.
Pārvērtēšana. Tas rodas, ja faktiskais preču atlikums nesakrīt ar aprēķināto, un līdzīgu produktu pārpalikums un deficīts ir vienāds. Piemēram, ūdens trūkums bez gāzes un tāds pats gāzētā ūdens pārpalikums. Šo problēmu var atrisināt StoreHouse programma, izmantojot “Pārstrādes aktu”.
Personāla ļaunprātīga izmantošana. Jebkura krāpšana vislabāk tiek apspiesta sākumā.
Regulāra inventarizācija restorānā ir sarežģīts process, kurš prasa nepārtrauktu uzraudzību katrā posmā. Tomēr tas ir tā vērts: inventarizācijas rezultāti palīdzēs padarīt biznesa procesus efektīvākus, palielināt ieņēmumus un apturēt darbinieku iespējamo krāpšanos.